Как в компаниях развить культуру презентаций

Я решил провести исследование. Цель — понять, что должно быть в тренингах по навыкам презентаций и выступлений, а что — лишнее и решительно стоит отказа. Так я могу ускорить прогресс у своих клиентов, сэкономить время ради более сложных тем и техник, сделать максимально практичным своё обучение.

Были собраны эксперты из отрасли обучения, которые занимаются презентациями. Каждый отвечал на вопрос: какие навыки должен иметь спикер, чтобы проводить презентации/выступать публично максимально результативно.

Сделаю несколько оговорок. Первая: интересны именно умения, а не личностные качества. То есть то, что можно увидеть в поведении, «пощупать», измерить.

Вторая оговорка касается критериев эффективной презентации: приводит к достижению поставленной цели; вызывает интерес аудитории; вызывает запланированную положительную обратную связь; несёт новую информацию; зритель понимает материал; убедительная и конкретная; мотивирующая на изменения.

В ходе сортировки ответов было очерчено 4 группы умений, в которых легко видеть своеобразную «процессность». Первая группа ответов явно касалась умения работать с материалом презентации и структурировать его (примеры: умение выделять смысловые части, умение завершать презентацию, умение использовать аргументы и приводить примеры и быть неголословным и т. д.). Вторая группа содержала версии про навыки работы со зрителем (удержание внимания, ответы на вопросы) и подачу спикера (владение голосом, телом, умение поддерживать визуальный контакт). Следующая группа содержала ответы, касающиеся навыков визуализации информации (дизайн и оформление слайдов, работа с флипчартом, скрайбинг и тд). И, наконец, четвертая группа связана с самонастройкой и умением организовать сам процесс подготовки к выступлению. Ниже - топ-11 умений.

Так был получен набор компетенций, которыми должен владеть спикер, чтобы проводить выступления максимально эффективно. В результате исследования стало понятно, из чего должны состоять обучающие программы, чтобы быть практичными и полезными для клиентов. Можно смело избавляться от «ненужного» и сосредоточиться на существенном.

Полный список компетенций презентатора составляют навыки, которые раскладываются на две большие темы тренингов: презентации как выступление и презентации как визуализация информации. Поэтому для повышения продуктивности клиентских презентаций наиболее качественным становится именно комплексное образование.

Часто в конце тренинга по дизайну видишь, что слайды ожидаемо становятся лучше и яснее, но выступать сотрудники могут с большой натяжкой. Это в наше время невежество! Или обратная ситуация: провели тренинг по выступлениям, рост виден, потенциал есть, но презентации словно старомодное платье с рюшами на прогрессивной вечеринке — бросается в глаза и портит впечатление.

Какие умения мы осваиваем в тренинге по публичным выступлениям:

• структурирование материала презентации,
• умение показать актуальность темы и привлечь внимание зрителей,
• умение вовлекать аудиторию и управлять вниманием,
• умение контролировать и осознанно применять невербальные средства коммуникации (голос, жесты, взгляд),
• приемы аргументации,
• работа с вопросами из зала,
• применение историй (сторителлинг) в выступлениях.

Тренинг по дизайну презентаций включает:

• умение структурировать материал (эта тема базовая для обоих тренингов),
• умение создавать раскадровку, формулировать заголовки,
• оформлять диаграммы и графики,
• использовать иллюстрации и шрифты,
• пиктограммы и схемы.

Каждая из тем тренингов дополняет другую, что в результате положительно сказывается на презентациях. Мы проводим занятия обычно в формате «2+2» или «2+1», то есть двухдневный тренинг по публичных выступлениям и одно- или двухдневный по дизайну. Так мы осваиваем максимум необходимых умений современного оратора.

Можно проводить обучение и в альтернативном формате — вечерними трёхчасовыми модулями или по 4 часа днем. Главное остаётся неизменным: группа получает полное освещение темы, мы максимально прокачиваем сотрудников, так что они могут смело называть себя «универсальными бойцами». Они знают и как построить сценарий, и как создать крутую презентацию, и как работать с аудиторией в процессе выступления.

Для усиления эффекта от обучения я придумал давать сквозные домашние задания между тренингами и в конце всего цикла проводить своего рода «смотр» рабочих презентаций перед коллегами. Практикум называется «Тест-драйв». Суть в том, что после первого тренинга каждый сотрудник получает (иногда — выбирает сам) тему рабочей презентации, которую ему нужно переработать или же создать с нуля. На неделе между тренингами он создаёт структуру, добавляет приёмы вовлечения, аргументы, истории и репетирует вместе с коллегами из группы. После второго тренинга свой готовый материал нужно оформить по принципам дизайна, освоенным на занятии № 2. Наступает третья встреча — прогоны презентаций и обсуждение и обратная связь.

Так мы не только обучаем всему спектру презентационных умений, но и помогаем посмотреть на свой рабочий материал по-новому, а заодно пройти през-консалтинг и получить рекомендации по улучшению.

Мы проводим в компании серию из двух занятий, тест-драйв, видим как глаза горят, настроение повышается, прогресс наступает, но вот случайно через полгода спрашиваешь у HR-a про успехи и прогресс, и… лучше бы не спрашивал. Почему всё было отлично в процессе, а в кабинетах всё по-старому? Почему люди возвращаются за старые привычки?

Новая загвоздка — это проблема непринятия изменений со стороны руководителей. Увы, это особо свойственно крупным и весомым компаниям. Словно, противостояние поколений или субкультур — так бывает сильна привычка, что должно выступать строго, как на пленуме ЦК, держаться по струнке, а слайды должны быть максимально информативными, без всяких там пустот или картинок. «У нас тут все серьёзно» — такая культура презентаций наверху.

Другая преграда на пути к изменениям — чисто инструментальная. Перед началом тренинга я всегда изучаю слайды клиентов. Это нужно, чтобы увидеть ошибки участников, их типичные привычки, да и сам през-шаблон лучше понять. И очень часто сначала очень хотелось сделать клиенту новый шаблон, потому что в старом — кривом и неудобном — обучать сотрудников просто невозможно. С работы над шаблонами был начат новый виток борьбы с презентационным бескультурьем.

С коллегами-дизайнерами из Эспрезо мы стали «идти на опережение» и начинать работу по презентационным изменениям с переработки корпоративного шаблона презентации. Как строится работа: сначала изучаем десятки презентаций клиента, чтобы понять типичный контент и способ представления информации, увидеть всевозможные макеты слайдов, привычные для данной компании. Далее мы создаём новые макеты. Также создаём набор иконок, чтобы у сотрудников был свой банк и не нужно было искать их по разным ресурсам (как следствие, все будет выполнено в едином стиле). Готовим наборы, где есть разные стрелочки, линии и блоки для удобного создания схем. Прописываем цветовую палитру в настройках софта. Но и на этом работа над шаблоном не заканчивается: финальный штрих — это руководство по работе с корп. шаблоном, где рассказано, как вставлять элементы, редактировать что-либо и так далее.

Редизайн шаблона стал словно глоток свежего воздуха как для сотрудников, которым с ним иметь дело каждый день, так и для нас, так как сам процесс обучения значительно упрощается, а результат становится еще более прогнозируемым.

Мы поняли, что для того, чтобы огонь горел, в топку нужно подбрасывать дровишки. Так мы придумали регулярно делиться с клиентами полезной информацией по презентационной тематике.

Что мы делаем. Во-первых, регулярные статьи в блоге и на партнёрских площадках (Лайфхакер, VC и др.). Популярны переводные статьи, так как много интересного и передового выходит на западе, но не доходит до нашего читателя (подписывайтесь на рассылку!).

Во-вторых, мы регулярно делимся с клиентами своими кейсами. Рассказываем о том, как помогаем другим компаниям, что делаем и какие инсайты находим. Кейсы посматривают и наши конкуренты, но мы знаем, что через рынок тоже влияем на культуру презентаций.

В-третьих, у нас есть свои разработки и контентные продукты, например, Презентационный Робот. Это Телеграм-бот, который помогает с подготовкой презентаций и может посоветовать что-то почитать или покажет хорошие примеры презентаций и выступлений.

Мы видим, что лайки ставят заказчики и рады тому, что они «подсматривают», значит, им стала интересна тема, им актуально быть в тренде. В результате формируется полезная привычка и вкус. Это тоже слагаемые культуры.

Сегодня презентации стали стандартом деловых коммуникаций. Уже не один десяток клиентов говорит, что даже имеет свои какие-то внутренние правила или «стандарты» в презентациях (имеются в виду как правила в проведении, так и в оформлении). Но прежде чем вводить правила, нужно о них договориться и выработать единое понимание, нужно развить навык и осознанность в применении тех или иных умений. Я надеюсь, что проводя комплексное обучение вместе, создавая клиентам шаблоны и проводя «обкатку», подпитывая людей полезной и актуальной информацией, мы сообща вносим вклад в развитие культуры презентаций. Компания за компанией, но мы делаем страну презентационно культурной.