Написать нам письмо

Как в компаниях развить культуру презентаций

Александр Яныхбаш для Let Me Speak

Анамнез

В понимании большинства людей презентации — это слайды, красивые картинки и диаграммы, прикольные шрифты и всё по линеечке. Однако спросите любого дизайнера, ради чего нужен дизайн, и слово «красота» будет отнюдь не на первых местах. Дизайн — это про удобство и функциональность, про понимание идеи. И задача презентаций не в том, чтобы просто быть красивыми (это же не шкатулка или ваза, которую показывают гостям). Презентации должны решать бизнес-задачи, объяснять, помогать продавать.

То же самое и в обучении. На тренингах мы не учим «правильно» или красиво двигаться или уверенно говорить. Было бы что говорить. Мы учим сперва продумывать логику своего рассказа (сценарий) и подбирать аргументы, вовлекать аудиторию в диалог и быть в контакте. Первостепенная задача сделать тренинги не просто интересными, а максимально практичными, чтобы по окончании каждый участник мог без труда, вернувшись на рабочее место, повторить те же приемы и техники в своём рабочем пространстве.

Однако на рынке мы имеем массу курсов и программ, которые вызывают вопросы. Вопрос первый: почему на тренинге по выступлениям так много внимания — два или три модуля — уделяется весьма второстепенным вещам. Второстепенным в отношении вклада данного умения в эффективность деловой презентации. Например, слишком долго разбирается тема страха выступления. Участники сначала в микро-группах собирают способы преодоления страха, потом заслушивают каждую группу, выписывают всё на скрижали, чуть ли не голосуют за лучшие и наиболее действенные методы. Полтора часа драгоценного времени тренинга уходит на эти дискуссии, хотя тщательная подготовка и осознанность спикера — вот простой залог спокойствия и бесстрашия. Остальные тридцать три метода самонастройки можно найти в интернете.
Продолжим темой с жестикуляцией, голосом и другой невербаликой, которые изучаются по 2+ часа: сначала учимся делать круговое движение правой, потом левой рукой. Потом двумя. Потом ходим на пяточках. Потом час играем в игру «Говорим по ролям», где рассказываем о чем-нибудь то размеренно и басом как оперный певец, то громко, словно на восточном базаре, то вкрадчиво как лиса Алиса. Отлично, весело, задорно! Но вопрос второй: как этот опыт поможет на следующей неделе защитить бюджет Светлане Петровне перед акционерами компании? Как это пригодится Ивану Павловичу подготовиться к конференции в следующий вторник?

Невербалика, несомненно, важна и мы хорошо знаем, что она оказывает влияние на то, как воспринимают наши слова. Но всему есть мера, и за отсутствием сути и смысла не выехать на красивых жестах, как бы отточены они не были. Я нахожу тренинги, в которых столь пристальное внимание уделено телесному, непродуктивно распределённым временем.
Чем это оборачивается для клиента?
Запланированных изменений не наблюдается: ни в переговорках на отчетных совещаниях, ни в офисах клиентов при защите тендеров, ни в конференц-залах на отраслевых мероприятиях.

Компания зовётся передовой (и является ей!), говорит о современных технологиях, но на уровне коммуникаций проигрывает какому-нибудь молодому коллективу. В компании есть длинная история, ценности и миссия, своя особенная корпоративная культура. Но нет культуры презентационной. Культура определяется в толковом словаре как высокий уровень развития, умения. Но во многих компаниях нет привычки проводить презентации профессионально и нет системных действий для ее формирования.

Мне хотелось понять, в первую очередь для себя, что заслуживает места в обучении как максимально полезное умение для роста презентационного опыта. Что изменить и улучшить и что из модулей оставить, а что — заменить?..

Исследование

Я решил провести исследование. Цель — понять, что должно быть в тренингах по навыкам презентаций и выступлений, а что — лишнее и решительно стоит отказа. Так я могу ускорить прогресс у своих клиентов, сэкономить время ради более сложных тем и техник, сделать максимально практичным своё обучение.

Были собраны эксперты из отрасли обучения, которые занимаются презентациями. Каждый отвечал на вопрос: какие навыки должен иметь спикер, чтобы проводить презентации/выступать публично максимально результативно.

Сделаю несколько оговорок. Первая: интересны именно умения, а не личностные качества. То есть то, что можно увидеть в поведении, «пощупать», измерить.

Вторая оговорка касается критериев эффективной презентации: приводит к достижению поставленной цели; вызывает интерес аудитории; вызывает запланированную положительную обратную связь; несёт новую информацию; зритель понимает материал; убедительная и конкретная; мотивирующая на изменения.

В ходе сортировки ответов было очерчено 4 группы умений, в которых легко видеть своеобразную «процессность». Первая группа ответов явно касалась умения работать с материалом презентации и структурировать его (примеры: умение выделять смысловые части, умение завершать презентацию, умение использовать аргументы и приводить примеры и быть неголословным и т. д.). Вторая группа содержала версии про навыки работы со зрителем (удержание внимания, ответы на вопросы) и подачу спикера (владение голосом, телом, умение поддерживать визуальный контакт). Следующая группа содержала ответы, касающиеся навыков визуализации информации (дизайн и оформление слайдов, работа с флипчартом, скрайбинг и тд). И, наконец, четвертая группа связана с самонастройкой и умением организовать сам процесс подготовки к выступлению. Ниже - топ-11 умений.
Подробнее про исследование, выборку и анализ можно прочитать в статье "Карта презентационных компетенций".
Так был получен набор компетенций, которыми должен владеть спикер, чтобы проводить выступления максимально эффективно. В результате исследования стало понятно, из чего должны состоять обучающие программы, чтобы быть практичными и полезными для клиентов. Можно смело избавляться от «ненужного» и сосредоточиться на существенном.

Комплексная терапия

Полный список компетенций презентатора составляют навыки, которые раскладываются на две большие темы тренингов: презентации как выступление и презентации как визуализация информации. Поэтому для повышения продуктивности клиентских презентаций наиболее качественным становится именно комплексное образование.

Часто в конце тренинга по дизайну видишь, что слайды ожидаемо становятся лучше и яснее, но выступать сотрудники могут с большой натяжкой. Это в наше время невежество! Или обратная ситуация: провели тренинг по выступлениям, рост виден, потенциал есть, но презентации словно старомодное платье с рюшами на прогрессивной вечеринке — бросается в глаза и портит впечатление.

Какие умения мы осваиваем в тренинге по публичным выступлениям:

  • структурирование материала презентации,
  • умение показать актуальность темы и привлечь внимание зрителей,
  • умение вовлекать аудиторию и управлять вниманием,
  • умение контролировать и осознанно применять невербальные средства коммуникации (голос, жесты, взгляд),
  • приемы аргументации,
  • работа с вопросами из зала,
  • применение историй (сторителлинг) в выступлениях.

Тренинг по дизайну презентаций включает:
  • умение структурировать материал (эта тема базовая для обоих тренингов),
  • умение создавать раскадровку, формулировать заголовки,
  • оформлять диаграммы и графики,
  • использовать иллюстрации и шрифты,
  • пиктограммы и схемы.

Каждая из тем тренингов дополняет другую, что в результате положительно сказывается на презентациях. Мы проводим занятия обычно в формате «2+2» или «2+1», то есть двухдневный тренинг по публичных выступлениям и одно- или двухдневный по дизайну. Так мы осваиваем максимум необходимых умений современного оратора.

Можно проводить обучение и в альтернативном формате — вечерними трёхчасовыми модулями или по 4 часа днем. Главное остаётся неизменным: группа получает полное освещение темы, мы максимально прокачиваем сотрудников, так что они могут смело называть себя «универсальными бойцами». Они знают и как построить сценарий, и как создать крутую презентацию, и как работать с аудиторией в процессе выступления.

Но и это ещё не все (с)

Для усиления эффекта от обучения я придумал давать сквозные домашние задания между тренингами и в конце всего цикла проводить своего рода «смотр» рабочих презентаций перед коллегами. Практикум называется «Тест-драйв». Суть в том, что после первого тренинга каждый сотрудник получает (иногда — выбирает сам) тему рабочей презентации, которую ему нужно переработать или же создать с нуля. На неделе между тренингами он создаёт структуру, добавляет приёмы вовлечения, аргументы, истории и репетирует вместе с коллегами из группы. После второго тренинга свой готовый материал нужно оформить по принципам дизайна, освоенным на занятии № 2. Наступает третья встреча — прогоны презентаций и обсуждение и обратная связь.

Так мы не только обучаем всему спектру презентационных умений, но и помогаем посмотреть на свой рабочий материал по-новому, а заодно пройти през-консалтинг и получить рекомендации по улучшению.
К примеру, формат «2+2+1» был реализован в компании ТерраЛинк, когда обручили 12 топов проводить бизнес-презентации на профессиональном уровне. Дали навыки структуры, дизайна и подачи и опробовали на их рабочем материале. Именно такая модель обучения является: а) полной и глубокой с точки зрения освещения темы; б) благодаря финальному занятию мы уверены в практическом применении и реализуемости всех тренинговых материалов и тем в работе участников.

Осложнения

Мы проводим в компании серию из двух занятий, тест-драйв, видим как глаза горят, настроение повышается, прогресс наступает, но вот случайно через полгода спрашиваешь у HR-a про успехи и прогресс, и… лучше бы не спрашивал. Почему всё было отлично в процессе, а в кабинетах всё по-старому? Почему люди возвращаются за старые привычки?

Новая загвоздка — это проблема непринятия изменений со стороны руководителей. Увы, это особо свойственно крупным и весомым компаниям. Словно, противостояние поколений или субкультур — так бывает сильна привычка, что должно выступать строго, как на пленуме ЦК, держаться по струнке, а слайды должны быть максимально информативными, без всяких там пустот или картинок. «У нас тут все серьёзно» — такая культура презентаций наверху.

Другая преграда на пути к изменениям — чисто инструментальная. Перед началом тренинга я всегда изучаю слайды клиентов. Это нужно, чтобы увидеть ошибки участников, их типичные привычки, да и сам през-шаблон лучше понять. И очень часто сначала очень хотелось сделать клиенту новый шаблон, потому что в старом — кривом и неудобном — обучать сотрудников просто невозможно. С работы над шаблонами был начат новый виток борьбы с презентационным бескультурьем.

Вакцина

С коллегами-дизайнерами из Эспрезо мы стали «идти на опережение» и начинать работу по презентационным изменениям с переработки корпоративного шаблона презентации. Как строится работа: сначала изучаем десятки презентаций клиента, чтобы понять типичный контент и способ представления информации, увидеть всевозможные макеты слайдов, привычные для данной компании. Далее мы создаём новые макеты. Также создаём набор иконок, чтобы у сотрудников был свой банк и не нужно было искать их по разным ресурсам (как следствие, все будет выполнено в едином стиле). Готовим наборы, где есть разные стрелочки, линии и блоки для удобного создания схем. Прописываем цветовую палитру в настройках софта. Но и на этом работа над шаблоном не заканчивается: финальный штрих — это руководство по работе с корп. шаблоном, где рассказано, как вставлять элементы, редактировать что-либо и так далее.

Редизайн шаблона стал словно глоток свежего воздуха как для сотрудников, которым с ним иметь дело каждый день, так и для нас, так как сам процесс обучения значительно упрощается, а результат становится еще более прогнозируемым.

Профилактика

Мы поняли, что для того, чтобы огонь горел, в топку нужно подбрасывать дровишки. Так мы придумали регулярно делиться с клиентами полезной информацией по презентационной тематике.

Что мы делаем. Во-первых, регулярные статьи в блоге и на партнёрских площадках (Лайфхакер, VC и др.). Популярны переводные статьи, так как много интересного и передового выходит на западе, но не доходит до нашего читателя (подписывайтесь на рассылку!).

Во-вторых, мы регулярно делимся с клиентами своими кейсами. Рассказываем о том, как помогаем другим компаниям, что делаем и какие инсайты находим. Кейсы посматривают и наши конкуренты, но мы знаем, что через рынок тоже влияем на культуру презентаций.

В-третьих, у нас есть свои разработки и контентные продукты, например, Презентационный Робот. Это Телеграм-бот, который помогает с подготовкой презентаций и может посоветовать что-то почитать или покажет хорошие примеры презентаций и выступлений.

Мы видим, что лайки ставят заказчики и рады тому, что они «подсматривают», значит, им стала интересна тема, им актуально быть в тренде. В результате формируется полезная привычка и вкус. Это тоже слагаемые культуры.
Сегодня презентации стали стандартом деловых коммуникаций. Уже не один десяток клиентов говорит, что даже имеет свои какие-то внутренние правила или «стандарты» в презентациях (имеются в виду как правила в проведении, так и в оформлении). Но прежде чем вводить правила, нужно о них договориться и выработать единое понимание, нужно развить навык и осознанность в применении тех или иных умений. Я надеюсь, что проводя комплексное обучение вместе, создавая клиентам шаблоны и проводя «обкатку», подпитывая людей полезной и актуальной информацией, мы сообща вносим вклад в развитие культуры презентаций. Компания за компанией, но мы делаем страну презентационно культурной.
Александр Яныхбаш
бизнес-тренер, презентационный консультант, к.психол.н.
www.yanyhbash.ru