Успех в воздухе куется на земле

S7–
2018

Подготовили 15 спикеров из разных точек мира к итоговому собранию компании: рейс от идеи до аплодисментов.

Как в своем выступлении сказал один из спикеров, у летчиков есть поговорка: «Успех в воздухе куётся на земле». Это фраза идеально подходит и под то, чем занимаемся мы всё время ДО выхода на сцену: успех на сцене куётся на прогонах.

В декабре в компаниях традиционно проводятся годовые собрания. Это «конференция для своих», когда встречаются ключевые сотрудники. Подводятся итоги, озвучиваются задачи и вызовы будущего года, отмечаются достижения и люди, стоящие за результатами. Классический формат для конца года.

Но в этот раз всё совсем не тривиально, как кажется на первый взгляд.
Цель выступлений — не в одном лишь отчете и рассказе о достигнутых KPI. Люди выступают, чтобы поделиться полезными решениями и идеями, позволившими улучшить какие-либо процессы или заработать деньги (т.н. best practice). Показав свои наработки и способы решения проблем в одном регионе, можно перенести знания на соседние

Я называю это «переопылением опытом» — прим. Александр Яныхбаш

Три в одном: показать себя, продать идею, подсказать / научить коллег

Задача

Подготовить 15 спикеров компании S7 Airlines. Проработать содержание, оформить презентации, отрепетировать — то есть подготовка полного цикла.

Длительность

до 15 минут на выступление

Аудитория

большой зал, под 200 человек

Стиль выступлений

легкий, нескучный, но не развязный — всё должно быть в стиле и культуре компании

Как здорово, что в запросе не звучало «нужно, чтобы как на TED» — прим. Александр Яныхбаш

Вызов

В первый день выступают региональные представители компании и несколько коллег из московского офиса. Из географической специфики бизнеса очевидно, что орг-менеджмент и тайм-менеджмент проекта будет непростой. Как сделать так, чтобы:

15 человек — немалая группа — шли синхронно, не «распадались» и процесс не растягивался на месяцы
15 человек из разных часовых поясов, из разных городов даже одного региона, из отелей и офисов были на связи с тренером
15 человек с разным презентационным опытом выдали отличные выступления в назначенный день.

Решение

Сначала методические, потом организационные решения

По уже сложившемуся опыту работы на проектах я начинаю с общей вводной консультации. Цели такой очной встречи:

Обозначить задачи конференции, формат выступлений и прочие орг-нюансы
Познакомить спикеров с алгоритмом подготовки к выступлению, по которому мы пойдем
Познакомить с первым шагом: приёмами структурирования идей, чтобы каждый создал тезисный план выступления.

Увы, иногда спикеры думают, что достаточно написать текст речи и выучить его наизусть (и все это за пару дней до дня Х!). Нам нужно «сменить парадигму» и показать, как грамотно подготовиться, чтобы выступить интересно и убедительно. Нужно показать, что отличает стиль «пленум ЦК КПСС» от современных презентаций

— прим. Александр Яныхбаш

Такое двухчасовое занятие удобно тем, что вместо 15 встреч в индивидуальном порядке, я делаю первый шаг со всеми сразу. Экономические выгоды тоже очевидны.

Далее мы начинаем самую серьезную работу - персональную проработку контента презентаций. С каждым спикером обычно нужно от 2 до 4 встреч, чтобы на выходе получился связный, логичный, понятный рассказ. После образования внутренней логики и ощущения проработанности примеров и идей, мы фиксируем тезисы на бумаге.

На третьей стадии к нам подключалась дизайнер. Татьяна получала тезисный план от спикеров, некоторые присылали имеющиеся слайды и пометки а-ля "здесь нужен слайд с такой-то картинкой или фразой". Надо сказать, что с дизайнером очень повезло: Татьяна переработала в одиночку огромный массив информации. 15 спикеров присылали друг за другом тезисы и слайды с непонятными диаграммами, а потом присылали комментарии с правками :) В итоге 3 недели спустя мы получили 15 сверстанных идеальных презентаций.

Тем временем работа со спикерами не останавливалась — мы репетировали и нарабатывали легкость в донесении идей, тренировались выступать без оглядки на слайды, учились говорить бегло, с интонациями, без суеты

— прим. Александр Яныхбаш

Новый вызов

Как уже было сказано выше, ряд спикеров находился в Сибири, Дальнем Востоке и даже в Китае. Проводить репетиции невозможно (даже по скайпу это весьма неэффективно). К тому же некоторые, прямо скажем, не был ыи «ораторами от природы», им требовалась дополнительная порция практики. За 3 дня до финальных прогонов, когда многие уже съехались в Москву, мы решили провести мини-тренинг на 2 часа, где учились двигаться, поддерживать зрительный контакт, грамотно жестикулировать. Это занятие «выпрямило» уровень спикеров и позволило отстающим по уровню готовности догнать лидеров.

На площадке накануне

Финалом были репетиции на площадке. Стоит отметить, что это уже были не репетиции с комментариями тренера. Это больше похоже на технический или саунд-чек. Важно почувствовать зал, привыкнуть к сцене, измерив ее шагами, понять, где стоять, как ловит данный микрофон, куда направлять кликер для смены слайдов, откуда выходить и куда уходить.

Результат

Итого полная проработка, верстка и шлифовка заняла у нас немало времени: в среднем по 4 консультации с каждым, не считая общей вводной и финального прогона накануне. И я точно могу сказать: за весь период у меня не было ни одного стресса. У заказчика не было волнения и неуверенности в результате, не случилось форс-мажоров (по спикерской части). Мы действовали планово, спокойно, без «тушения пожаров».
А главное — это довольные зрители. Они даже не подозревали, какой большой путь проделали их коллеги-ораторы, чтобы так интересно рассказать о своих наработках за год.

Советы организаторам и заказчикам

Аренда помещения и техники, кейтеринг и видео, полиграфия и логистика - всё имеет значение. И ораторам нужна поддержка.
На работу со спикерами должно быть достаточно времени. Наш путь занял 6 недель, где последняя неделя отведена под форс-мажоры. В идеале спикеры и слайды должны быть готовы за 7-5 дней до мероприятия. "Это классное чувство, когда можешь позволить себе не репетировать за 2 дня до конференции - настолько ты уже готов" – прим. Александр Яныхбаш
Спикеры могут эффективно готовиться и удаленно, но лишь на первой стадии работы - над контентом (тезисы, план). Там даже не нужна видеосвязь - голоса достаточно. Но на этапе репетиций онлайн проигрывает очной консультации. Совет: заложить на "удаленных" доп.часы.
Тренер - не сотрудник компании. При всем кругозоре и желании он не может критически анализировать и перепроверять информацию, которая исходит от спикеров-экспертов. Нужна "редколлегия" из руководителя/-ей. Attention: иногда такая проверка материала приводит к необходимости еще немного "допилить" контент и слайды, поэтому делать ее лучше не за день, а за 5-7 дней до выступлений.
Группа иногда "разваливается": кто-то в отпуске, у кого-то внезапное совещание, а кто-то заболел. Во-первых, см. пункт 2 про форс-мажорный запас времени. Во-вторых, советую вести таблицу в тех же гугл-документах, где фиксируется статус и прогресс каждого спикера - так вы не упустите одного, если ораторов десяток.
Нужна отдельная единица в офисе: человек, который будет координировать работу тренера со спикерами, включать конф-связь, вызывать айтишников, бронировать переговорки, назначать в календаре встречи, рассылать напоминания и полезные материалы от тренера, отводить и встречать тех, кто работает в другом офисе. Администратор-спаситель.
Финальные прогоны на площадке - must. Это особенно актуально, если спикеры выступают не часто. Волнение (иногда - панику) никто не отменял. Площадка и репетиции накануне спасают.
Если нет возможности оплатить эту же площадку накануне, арендуйте большой тренинговый зал для репетиций (спросите у тренера). Крайне важно ощутить пространство, сымитировать выступление на публике в малой переговорке в офисе невозможно.
Если зал огромный - подумайте про дополнительные плазмы по бокам, чтобы было хорошо видно презентацию. Скучающие сзади зрители - это потеря ценных идей и возможные диверсии или скепсис.
Не нужно скупиться на технику: арендуйте беспроводные микрофоны (еще лучше - петлички или хэдсеты), купите кликер. Поставьте ТВ-плазму внизу сцены как суфлер со слайдами. Еще лучше, если плазма будет расположена не внизу, а на противоположной от оратора стене - так спикеры если и будут поглядывать, то взгляд будет направлен не под ноги, а словно в зал.

Надеюсь, что данные рекомендации окажутся полезными и вы сможете еще лучше учесть все детали во время подготовки будущей конференции. А если нужно будет помочь с подготовкой спикеров - вы знаете, к кому обратиться ;)

Александр Яныхбаш

бизнес-тренер, презентационный консультант,
руководитель Let Me Speak