Написать нам письмо
Форма авторизации
Make great presentations, longreads, and landing pages, as well as photo stories, blogs, lookbooks, and all other kinds of content oriented projects.
S7–
2018
Подготовили 15 спикеров из разных точек мира к итоговому собранию компании: рейс от идеи до аплодисментов.
Как в своем выступлении сказал один из спикеров, у летчиков есть поговорка: «Успех в воздухе куётся на земле». Это фраза идеально подходит и под то, чем занимаемся мы всё время ДО выхода на сцену: успех на сцене куётся на прогонах.
Контекст
В декабре в компаниях традиционно проводятся годовые собрания. Это «конференция для своих», когда встречаются ключевые сотрудники. Подводятся итоги, озвучиваются задачи и вызовы будущего года, отмечаются достижения и люди, стоящие за результатами. Классический формат для конца года.

Но в этот раз всё совсем не тривиально, как кажется на первый взгляд.
Цель выступлений — не в одном лишь отчете и рассказе о достигнутых KPI. Люди выступают, чтобы поделиться полезными решениями и идеями, позволившими улучшить какие-либо процессы или заработать деньги (т.н. best practice). Показав свои наработки и способы решения проблем в одном регионе, можно перенести знания на соседние

Я называю это «переопылением опытом» — прим. Александр Яныхбаш

Три в одном: показать себя, продать идею, подсказать / научить коллег
Задача
Подготовить 15 спикеров компании S7 Airlines. Проработать содержание, оформить презентации, отрепетировать — то есть подготовка полного цикла.
Длительность
до 15 минут на выступление
Аудитория
большой зал, под 200 человек
Стиль выступлений
легкий, нескучный, но не развязный — всё должно быть в стиле и культуре компании
Как здорово, что в запросе не звучало «нужно, чтобы как на TED» — прим. Александр Яныхбаш
Вызов
В первый день выступают региональные представители компании и несколько коллег из московского офиса. Из географической специфики бизнеса очевидно, что орг-менеджмент и тайм-менеджмент проекта будет непростой. Как сделать так, чтобы:
  • 15 человек — немалая группа — шли синхронно, не «распадались» и процесс не растягивался на месяцы
  • 15 человек из разных часовых поясов, из разных городов даже одного региона, из отелей и офисов были на связи с тренером
  • 15 человек с разным презентационным опытом выдали отличные выступления в назначенный день.
Решение
Сначала методические, потом организационные решения
По уже сложившемуся опыту работы на проектах я начинаю с общей вводной консультации. Цели такой очной встречи:

  • Обозначить задачи конференции, формат выступлений и прочие орг-нюансы
  • Познакомить спикеров с алгоритмом подготовки к выступлению, по которому мы пойдем
  • Познакомить с первым шагом: приёмами структурирования идей, чтобы каждый создал тезисный план выступления.
    Увы, иногда спикеры думают, что достаточно написать текст речи и выучить его наизусть (и все это за пару дней до дня Х!). Нам нужно «сменить парадигму» и показать, как грамотно подготовиться, чтобы выступить интересно и убедительно. Нужно показать, что отличает стиль «пленум ЦК КПСС» от современных презентаций
    — прим. Александр Яныхбаш
    Такое двухчасовое занятие удобно тем, что вместо 15 встреч в индивидуальном порядке, я делаю первый шаг со всеми сразу. Экономические выгоды тоже очевидны.
    Далее мы начинаем самую серьезную работу - персональную проработку контента презентаций. С каждым спикером обычно нужно от 2 до 4 встреч, чтобы на выходе получился связный, логичный, понятный рассказ. После образования внутренней логики и ощущения проработанности примеров и идей, мы фиксируем тезисы на бумаге.
    На третьей стадии к нам подключалась дизайнер. Татьяна получала тезисный план от спикеров, некоторые присылали имеющиеся слайды и пометки а-ля "здесь нужен слайд с такой-то картинкой или фразой". Надо сказать, что с дизайнером очень повезло: Татьяна переработала в одиночку огромный массив информации. 15 спикеров присылали друг за другом тезисы и слайды с непонятными диаграммами, а потом присылали комментарии с правками :) В итоге 3 недели спустя мы получили 15 сверстанных идеальных презентаций.
    Тем временем работа со спикерами не останавливалась — мы репетировали и нарабатывали легкость в донесении идей, тренировались выступать без оглядки на слайды, учились говорить бегло, с интонациями, без суеты
    — прим. Александр Яныхбаш
    Новый вызов
    Как уже было сказано выше, ряд спикеров находился в Сибири, Дальнем Востоке и даже в Китае. Проводить репетиции невозможно (даже по скайпу это весьма неэффективно). К тому же некоторые, прямо скажем, не был ыи «ораторами от природы», им требовалась дополнительная порция практики. За 3 дня до финальных прогонов, когда многие уже съехались в Москву, мы решили провести мини-тренинг на 2 часа, где учились двигаться, поддерживать зрительный контакт, грамотно жестикулировать. Это занятие «выпрямило» уровень спикеров и позволило отстающим по уровню готовности догнать лидеров.
    На площадке накануне
    Финалом были репетиции на площадке. Стоит отметить, что это уже были не репетиции с комментариями тренера. Это больше похоже на технический или саунд-чек. Важно почувствовать зал, привыкнуть к сцене, измерив ее шагами, понять, где стоять, как ловит данный микрофон, куда направлять кликер для смены слайдов, откуда выходить и куда уходить.
    Результат
    Итого полная проработка, верстка и шлифовка заняла у нас немало времени: в среднем по 4 консультации с каждым, не считая общей вводной и финального прогона накануне. И я точно могу сказать: за весь период у меня не было ни одного стресса. У заказчика не было волнения и неуверенности в результате, не случилось форс-мажоров (по спикерской части). Мы действовали планово, спокойно, без «тушения пожаров».
    А главное — это довольные зрители. Они даже не подозревали, какой большой путь проделали их коллеги-ораторы, чтобы так интересно рассказать о своих наработках за год.

    Советы организаторам и заказчикам
    1. Аренда помещения и техники, кейтеринг и видео, полиграфия и логистика - всё имеет значение. И ораторам нужна поддержка.
    2. На работу со спикерами должно быть достаточно времени. Наш путь занял 6 недель, где последняя неделя отведена под форс-мажоры. В идеале спикеры и слайды должны быть готовы за 7-5 дней до мероприятия. Это классное чувство, когда можешь позволить себе не репетировать за 2 дня до конференции - настолько ты уже готов – прим. Александр Яныхбаш
    3. Спикеры могут эффективно готовиться и удаленно, но лишь на первой стадии работы - над контентом (тезисы, план). Там даже не нужна видеосвязь - голоса достаточно. Но на этапе репетиций онлайн проигрывает очной консультации. Совет: заложить на "удаленных" доп.часы.
    4. Тренер - не сотрудник компании. При всем кругозоре и желании он не может критически анализировать и перепроверять информацию, которая исходит от спикеров-экспертов. Нужна "редколлегия" из руководителя/-ей. Attention: иногда такая проверка материала приводит к необходимости еще немного "допилить" контент и слайды, поэтому делать ее лучше не за день, а за 5-7 дней до выступлений.
    5. Группа иногда "разваливается": кто-то в отпуске, у кого-то внезапное совещание, а кто-то заболел. Во-первых, см. пункт 2 про форс-мажорный запас времени. Во-вторых, советую вести таблицу в тех же гугл-документах, где фиксируется статус и прогресс каждого спикера - так вы не упустите одного, если ораторов десяток.
    6. Нужна отдельная единица в офисе: человек, который будет координировать работу тренера со спикерами, включать конф-связь, вызывать айтишников, бронировать переговорки, назначать в календаре встречи, рассылать напоминания и полезные материалы от тренера, отводить и встречать тех, кто работает в другом офисе. Администратор-спаситель.
    7. Финальные прогоны на площадке - must. Это особенно актуально, если спикеры выступают не часто. Волнение (иногда - панику) никто не отменял. Площадка и репетиции накануне спасают.
    8. Если нет возможности оплатить эту же площадку накануне, арендуйте большой тренинговый зал для репетиций (спросите у тренера). Крайне важно ощутить пространство, сымитировать выступление на публике в малой переговорке в офисе невозможно.
    9. Если зал огромный - подумайте про дополнительные плазмы по бокам, чтобы было хорошо видно презентацию. Скучающие сзади зрители - это потеря ценных идей и возможные диверсии или скепсис.
    10. Не нужно скупиться на технику: арендуйте беспроводные микрофоны (еще лучше - петлички или хэдсеты), купите кликер. Поставьте ТВ-плазму внизу сцены как суфлер со слайдами. Еще лучше, если плазма будет расположена не внизу, а на противоположной от оратора стене - так спикеры если и будут поглядывать, то взгляд будет направлен не под ноги, а словно в зал.
    Надеюсь, что данные рекомендации окажутся полезными и вы сможете еще лучше учесть все детали во время подготовки будущей конференции. А если нужно будет помочь с подготовкой спикеров - вы знаете, к кому обратиться ;)
    Александр Яныхбаш
    бизнес-тренер, презентационный консультант,
    руководитель Let Me Speak